• GST હેઠળ જાળવવાના મહત્વના એકાઉન્ટ્સ અને રેકોર્ડસ
    આર્ટિકલ 22-2-2022 08:02 AM
    જીનલ ભટ્ટ

    દરેક રજિસ્ટર્ડ વ્યક્તિએ તેના વ્યવસાયના મુખ્ય સ્થળે નીચે જણાવેલ એકાઉન્ટ્સ અને રેકોર્ડસની જાળવણી કરવી જરૂરી છે.

    (a) ઉત્પાદિત માલનો જથ્થો 
    (b) સામાન તથા સેવા અથવા બંનેનો ઇનવર્ડ કે આઉટવર્ડ સપ્લાયનો જથ્થો 
    (c) માલનો સ્ટોક 
    (d) અવેઇલ કરેલી ઇનપુટ ટેક્ષ ક્રેડિટની વિગત 
    (e) ચૂકવવાપાત્ર તથા ચૂકવેલ આઉટપુટ ટેક્ષની રકમ 
    (f) માલ અથવા સેવાની આયાત તથા નિકાસની વિગત 
    (g) એવા સપ્લાયની વિગત જેના પર કર રિવર્સ ચાર્જ મિકેનિઝમમાં ચૂકવવા પાત્ર છે. 
    (h) ઇન્વોઇસ, સપ્લાયના બિલ, ડિલિવરી ચલણ, ક્રેડિટ નોટ્સ, ડેબિટ નોટ્સ, રિસીપ્ટ વાઉચર્સ, રિફંડ વાઉચર અને ઇ-વેબિલની વિગતો ઉપર જણાવેલ એકાઉન્ટ્સ અને રેકોર્ડસ દરેક પ્રવૃત્તિ જેમ કે ઉથ્પાદન (Manufacturing) વેપાર અને સેવાઓની જોગવાઈ વગેરેના સંદર્ભમાં અલગ-અલગ જાળવવા જરૂરી છે.

    દરેક રજિસ્ટર્ડ વ્યક્તિએ (કોમ્પોઝિશન સ્કીમ હેળ ટેક્ષ ચૂકવણી કરતી વ્યક્તિ (સિવાય) તેણે મેળવેલી અને સપ્લાય કરેલી કોમોડિટીના સંદર્ભમાં સ્ટોકના હિસાબો રાખવા જરૂરી છે. આવા ખાતામાં ઓપનિંગ બેલેન્સ, રસીદ, પુરવઠો, ગુમ થયેલ તથા ચોરાયેલ માલની વિગતો, કાચા માલની વિગતો, તૈયાર માલ, ભંગાર અથવા બગાડ સહિત ગિફ્ટમાં આપેલ અથવા મફત નમૂના તરીકે આપેલ અથવા નાશ કરી દેવામાં આવેલ માલની વિગતો આપવી જરૂરી છે.

    દરેક રજિસ્ટર્ડ વ્યક્તિએ એડવાન્સમાં મળેલ રકમ અથવા એડવાન્સમાં ચૂકવેલ રકમ તથા તેમાં કરેલ એડજસ્ટમેન્ટ્સની વિગતો અલગથી જાળવવી જરૂરી છે. આ સાથે જ દરેક રજિસ્ટર્ડ વ્યક્તિએ તેણે ખરીદ કરેલ માલ અથવા સેવાના સપ્લાયર્સના નામ અને સંપૂર્ણ સરનામાની વિગતો, તેમણે વેચાણ કરેલ માલ અથવા સેવાના રેસિપિયન્ટના નામ અને સંપૂર્ણ સરનામાની વિગતો તથા જ્યાં તેમના માલનો સંગ્રહ કરવામાં આવેલ છે તે પરિસર / ગોડાઉન સંગ્રહિત માલની વિગતોની જાળવણી કરવી આવશ્યક છે.
    જ્યાં નોંધણીના પ્રમાણપત્રમાં વ્યવસાયના એક કરતાં વધુ સ્થળોનો ઉલ્લેખ કરવામાં આવ્યો હોય, ત્યાં વ્યવસાયના દરેક સ્થળને લગતા ખાતાઓ અાવા વ્યવસાયના સ્થળોએ રાખવા જરૂરી છે. આવા એકાઉન્ટ્સ અને રેકોર્ડસ ઇલેક્ટ્રોનિક રીતે જાળવી શકાય છે.

    માલસામાનનું ઉત્પાદન કરતી દરેક રજિસ્ટર્ડ વ્યક્તિએ (Manufacturer) માસિક ઉત્પાદન, આવા ઉત્પાદનમાં ઉપયોગમાં લેવાયેલ કાચા માલ અથવા સેવાઓની જથ્થાત્મક વિગતો સહિત ઉત્પાદિત માલની વિગતોની જાળવણી કરવી જરૂરી છે. સેવાઓ પૂરી પાડતી દરેક રજિસ્ટર્ડ વ્યક્તિએ દરેક સેવાની જોગવાઈમાં ઉપયોગમાં લેવાતા માલસામાનની જથ્થાત્મક વિગતો, ઉપયોગમાં લેવાતી ઇનપુટ સેવાની વિગતો તથા પુરી પાડવામાં આવેલ સેવાઓ દર્શાવતા ખાતાની જાળવણી કરવી જરૂરી છે. 

    એજન્ટ માટે વધારાની જરૂરિયાતોઃ દરેક એજન્ટએ ઉપર જણાવેલ વિગતો સહિત કેટલીક વધારાની માહિતી જાળવવી આવશ્યક છે, જેમાં દરેક પ્રિન્સિપાલ પાસેથી તેમના વતી માલ અથવા સેવાઓ પ્રાપ્ત કરવા અથવા સપ્લાય કરવા માટેની ઓથોરિટી, દરેક પ્રિન્સિપાલ વતી પ્રાપ્ત માલ અથવા સેવાઓનું વર્ણન, મૂલ્ય અને જથ્થા સહિતની વિગતો, દરેક પ્રિન્સિપાલ વતી સપ્લાય કરવામાં આવેલ માલ અથવા સેવાઓનું વર્ણન, મૂલ્ય અને જથ્થા સહિતની વિગતો, દરેક પ્રિન્સિપાલને આપવામાં આવેલ ખાતાઓની વિગતો તથા દરેક પ્રિન્સિપાલ વતી માલ અથવા સેવાઓના સપ્લાય પર ચૂકવવામાં આવેલ કરની વિગતો વગેરેનો સમાવેશ થાય છે.

    વર્ક કોન્ટ્રાક્ટર માટે વધારાની જરૂરિયાતોઃ વર્ક કોન્ટ્રાક્ટનું અમલીકરણ કરતી દરેક રજિસ્ટર્ડ વ્યક્તિએ દરેક વર્ક કોન્ટ્રાક્ટ માટે અલગ અલગ હિસાબો રાખવા જરૂરી છે, જેમાં જેમના વતી કામનો કરાર કરવામાં આવ્યો છે તેવી વ્યક્તિના નામ અને સરનામા, વર્ક કોન્ટ્રાક્ટના અમલીકરણ માટે પ્રાપ્ત માલ અથવા સેવાઓનું વર્ણન મૂલ્ય અને જથ્થાની વિગતો, દરેક વર્ક કોન્ટ્રાક્ટના અમલીકરણમાં ઉપયોગમાં લેવાયેલ માલ કે સેવાઓનું વર્ણન, મૂલ્ય અને જથ્થાની વિગતો, દરેક કામના કરારના સંદર્ભમાં પ્રાપ્ત કરેલ ચૂકવણીની વિગતો તથા જેમની પાસેથી માલ અથવા સેવાઓ મેળવી છે તેવા સપ્લાર્સનાં નામ અને સંપૂર્ણ સનામા વગેરે વિગતોનો સમાવેશ થાય છે.

    વેરહાઉસ અને ટ્રાન્સપોર્ટનું સંચાલન કરતી વ્યક્તિએ જાળવવી પડતી માહિતીની વિગતો
    કલમ 35ની પેટાકલમ (2)ની જોગવાઈઓ અનુસાર રેકોર્ડ અને એકાઉન્ટ્સ જાળવવા માટે જરૂરી દરેક વ્યક્તિ જો એક્ટ હેઠલ પહેલેથી નોંધાયેલ ન હોય, તો તેણે ફોર્મ GST ENR-01માં કોમન પોર્ટલ પર ઇલેક્ટ્રોનિક રીતે તેના વ્યવસાય સંબંધિત વિગતો સબમિટ કરવી ફરજિયાત છે.

    માલના પરિવહનના વ્યવસાયમાં સંકળાયેલી દરેક વ્યક્તિએ તેની દરેક શાખા માટે માલસમાનના પરિવહન, તેના દ્વારા પરિવહનમાં પહોંચડવામાં આવેલ તથા પરિવહનમાં સંગ્રહિત માલસામાનની વિગતોની જાળવણી કરવી જરૂરી છે. વેરહાઉસ અથવા ગોડાઉનના દરેક માલિક અથવા ઓપરેટરે આવા માલની રવાનગી, હિલચાલ, રસીદ અને નિકાલને લગતી વિગતો સહિત વેરહાઉસમાં સંગ્રહિત માલના હિસાબો જાળવવા જરૂરી છે.

    એકાઉન્ટ્સ અને રેકોર્ડસની જાળવણીના નિયમો અંગે કમિશનરની સત્તાઃ કમિશનર કરપાત્ર વ્યક્તિઓના જે તે વર્ગને સૂચિત કરીને વધારાના એકાઉનટ્સ અને દસ્તાવેજો જાળવવા માટે જણાવી શકે છે.

    જ્યાં કમિશનર માને કે કરપાત્ર વ્યક્તિઓનો કોઈપણ વર્ગ આ કલમની જોગવાઈઓ અનુસાર એકાઉન્ટ્સ જાળવવાની સ્થિતિમાં નથી તો ત્યાં તે લેખિતમાં કારણો જણાવીને અમુક એકાઉન્ટ્સ અને રેકોર્ડસ જાળવવાની પરવાનગી આપી શકે છે.

    એકાઉન્ટ્સ અને રેકોર્ડસની જાળવણીઃ દરેક વ્યક્તિએ જે તે વર્ષનું વાર્ષિક રિટર્ન ભરવાની નિયત તારીખથી 6 વર્ષ સુધી આવા હિસાબો અને રેકોર્ડસ પોતાની પાસે જાળવવા જરૂરી છે.

    ઉદાહરણ તરીકે, વર્ષ 2017-18 માટે વાર્ષિક રીટર્ન ફાઈલ કરવાની તારીખ 31/12/2018 છે તો 2017-18ના એકાઉન્ટ્સ અને રેકોર્ડસ 6 વર્ષ એટલે કે 31/12/2023 સુધી જાળવવા જોઈએ.

    જો કરદાતા કોઈપણ ઓથારિટી (ફર્સ્ટ એપેલેટ) સમક્ષ કોઈપણ કાર્યવાહીનો ભાગ હોય અથવા તપાસ હેઠળ હોય તો તેણે આવી કાર્યવાહી/અપીલનો આદેશ પસાર થયા પછી 1 વર્ષ સુધી એકાઉન્ટ્સ જાળવવા ફરજિયાત છે.
અન્ય સમાચારો...
Image
કોફીનો સૌથી મોટો કપ 18,000 લિટરથી વધુ હતો.
image
કેટલાક લોકો સવારે કોફીના કપ વિના કામ કરી શકતા નથી. જો કે, અત્યાર સુધીના સૌથી મોટા કપ કોફીનું સેવન કોઈ કરી શક્યું નથી, જે 18,012.07 લિટર હતું. 2018 માં વર્લ્ડ રેકોર્ડની કમાણી કરીને, કોફી એક કપમાં આવી જે 3.36 મીટર ઉંચો અને 3 મીટર વ્યાસનો હતો. તેને બનાવવામાં આખો મહિનો 22 લોકોને લાગ્યો!